Giao dịch 1 cửa ngay từ khi được xây dựng và cải cách đã hỗ trợ giảm thiểu tối ưu thời gian thực hiện thủ tục cho người dân. Với mục tiêu công khai, minh bạch và nhanh chóng, giao dịch này được rất nhiều cơ quan và tổ chức áp dụng. Vậy giao dịch 1 cửa là gì? Ưu nhược điểm của giao dịch 1 cửa như thế nào? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về vấn đề này.
Giao dịch 1 cửa là gì?
Giao dịch 1 cửa là gì? Đây là mô hình được tiến hành với một bộ phận duy nhất. Bộ phận này vừa trực tiếp giải quyết hồ sơ hành chính cho người dân, vừa gửi trả kết quả mà không cần thông qua một bộ phận khác. Giao dịch 1 cửa phổ biến ở các ngân hàng hiện nay.
Nguyên tắc khi thực hiện giao dịch 1 cửa
Những cơ quan, tổ chức, các ngân hàng khi sử dụng mô hình giao dịch 1 cửa thì phải tuân thủ như sau:
Thứ nhất, thủ tục hành chính được áp dụng phải đảm bảo đúng với những gì đã được quy định. Thủ tục phải đơn giản, không phức tạp.
Thứ hai, quy trình giải quyết như thế nào, gồm bao nhiêu bước, hồ sơ là gì, đây là những thông tin cần phải được niêm yết công khai để người dân có thể biết được chi tiết những giấy tờ hoặc lệ phí mà mình cần chuẩn bị.
Thứ ba, đã gọi là cơ chế 1 cửa thì cần phải nhanh chóng, không kéo dài thời gian và đảm bảo tổ chức, cá nhân có thể nhận được kết quả trong thời gian sớm nhất có thể. Trường hợp cần bổ sung thêm giấy tờ thì chỉ có thể được thực hiện đúng 1 lần duy nhất/
Thứ tư, các cơ quan thực hiện thủ tục cần phải nhanh chóng phối hợp giải quyết yêu cầu của cá nhân, tổ chức. Kết quả sau khi hoàn thành xong không được chuyển qua cho bộ phận khác mà phải được trả ngay tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ đó.
Giao dịch 1 cửa được thực hiện như thế nào?
Giao dịch 1 cửa là gì và nó được thực hiện thế nào? Hiện nay, giao dịch 1 cửa được sử dụng rất phổ biến. Bạn có thể đi đến bất kỳ một cơ quan nào, dù là nhà nước hay tư nhân cũng đều có thể bắt gặp được mô hình này. Nhìn chung, mỗi một nơi sẽ có những mô hình được bố trí theo từng dạng khác nhau như sau:
Mô hình chỉ có từ 1 đến 2 chuyên viên
Ưu điểm: Tiết kiệm được khối lượng nhân sự giải quyết thủ tục cho cơ quan. Những công việc này sẽ được xem là một công việc văn thư và chuyên viên phụ trách sẽ chịu trách nhiệm theo dõi về tiến trình xử lý hồ sơ và giải đáp thắc mắc về tình trạng hồ sơ nếu như khách hàng có yêu cầu.
Nhược điểm: Chính bởi số lượng chuyên viên xử lý hồ sơ ít mà lượng công việc lại nhiều. Đặc biệt hơn có những cá nhân và tổ chức họ thuộc những ngành nghề chuyên môn khác nhau thì có thể phát sinh ra nhiều vấn đề.
Chuyên viên có thể sẽ gặp rắc rối bởi họ khó có thể giải quyết được những hồ sơ đó chỉ trong 1 hai ngày và họ cũng có thể bỏ sót những giấy tờ khác mà không thuộc vào lỗi chủ ý. Do đó, chúng ta có thể nhận thấy được tình trạng bổ sung hồ sơ được diễn ra liên tục. Điều này khiến cho cả 2 bên đều mất thời gian cũng như quy trình xử lý có sự gián đoạn.
Có rất nhiều cơ quan đã áp dụng hình thức gọi trực tiếp đến cho những phòng ban khác để kiểm tra về độ chính xác của giấy tờ. Tuy nhiên, cách thức này vẫn chưa thực sự giải quyết được triệt để vấn đề. Chẳng hạn như chuyên viên ở những phòng ban đó có việc bận hoặc họ đang phải giải quyết công việc riêng của họ thì việc gọi điện hỗ trợ sẽ trở nên khó khăn hơn cũng như đặt nặng áp lực hơn.
Mô hình thay phiên
Trong mô hình này, các nhân viên ở những phòng ban khác nhau họ sẽ thay phiên trực tại quầy và thực hiện thủ tục cho khách hàng.
Ưu điểm: Nhờ có sự thay phiên lẫn nhau mà những chuyên viên có kiến thức chuyên môn sẽ có thể giải quyết nhanh chóng những hồ sơ thuộc chuyên ngành của mình. Họ có thể hướng dẫn chi tiết về thủ tục như thế nào, cần lưu ý những điểm gì để tránh phải bổ sung thêm một lần nữa.
Nhược điểm: Việc thay phiên cũng mang đến một nhược điểm đó là khách hàng hoặc người dân họ không biết được lịch trực của các chuyên viên như thế nào bởi đây là một vấn đề thuộc về nội bộ. Do đó, có thể khiến cho họ phải đi đi lại lại nhiều lần để tìm gặp đúng người giải quyết, vừa gây mất thời gian vừa tốn công sức.
Mô hình làm việc cố định
Thay vì chỉ cử từ 1 đến 2 nhân viên trực quầy thì trong mô hình này, số lượng nhân viên trực sẽ lên đến 6 hoặc 7 người, mỗi người ở từng lĩnh vực chuyên môn khác nhau.
Ưu điểm: Hồ sơ được giải quyết nhanh chóng, kịp thời. Vì thuộc rất nhiều phòng ban khác nhau nên bất kỳ một lĩnh vực nào thì họ cũng có thể giải quyết hiệu quả.
Nhược điểm: Chính bởi số lượng người khá đông nên điều này có thể khiến cho nhân lực bị lãng phí. Không phải tất cả những lĩnh vực được giải quyết đều được phân bổ số lượng hồ sơ đông đều. Điều này dẫn đến có những chuyên viên phải làm việc liên tục trong khi những chuyên viên khác lại có ít hoặc thậm chí là không có đủ hồ sơ để giải quyết.
Ưu nhược điểm của giao dịch 1 cửa
Ưu điểm
Giao dịch 1 cửa trong ngân hàng giúp cho các thủ tục nhanh chóng được giải quyết. Giảm thiểu bớt những công đoạn rườm rà, tốn kém về tiền bạc và thời gian. Giúp người dân nhanh chóng được nhận kết quả mà không cần phải di chuyển liên tục đến nhiều phòng ban khác nhau.
Vì tính công khai và minh bạch nên mô hình này có thể giảm thiểu được những góc khuất trong ngành hành chính như tham nhũng, hối lộ.
Sự phát triển của công nghệ hiện đại cũng giúp cho việc lưu trữ và xử lý hồ sơ được thuận tiện hơn. Các công tin về thủ tục đã được công khai trên internet để người dân dễ dàng nắm được những hồ sơ, tài liệu cần chuẩn bị.
Nhược điểm
Đối với những cơ quan lớn ở tỉnh thì mô hình này đã thực sự đi vào hoạt động ổn định. Tuy nhiên, với những cơ quan nhỏ lẻ ở cấp xã thì chỉ mới mang tính hình thức. Đặc biệt, chuyên viên còn thiếu kiến thức để có thể giải quyết và dẫn đến việc tư vấn sai, gây mất thời gian khi phải bổ sung hồ sơ liên tục.
Đặc biệt với những vấn đề về đất đai thì thủ tục này vẫn còn nhiều bất cập và hạn chế. Thủ tục thay đổi thường xuyên cũng là lý do khiến quá trình xử lý kéo dài. Các phòng ban vẫn chưa thực sự có sự kết nối lẫn nhau, chưa hỗ trợ cùng giải quyết các vấn đề chung nên tình trạng trễ nải vẫn xảy ra thường xuyên.
Các trang thiết bị chưa được đầu tư và phát triển dẫn đến việc quá trình lưu trữ thông tin cũng như giải quyết vẫn tồn đọng nhiều thiếu sót và không được nhanh chóng.
Lời kết
Như vậy, bài viết trên đây đã giải mã cho bạn đọc về giao dịch 1 cửa là gì cũng như ưu nhược điểm của giao dịch này. Hy vọng những kiến thức này sẽ giúp cho các bạn có thể nhanh chóng giải quyết được hồ sơ của mình trong thời gian ngắn và không bị đình trệ trong công đoạn xử lý hồ sơ.
