Khi trở thành nhà bán lẻ hay rộng hơn là chủ của một doanh nghiệp thì những yếu tố quan trọng như tăng doanh thu hay giảm chi phí là điều dĩ nhiên. Một trong những điều làm nên được việc này là quản trị tối ưu hàng tồn kho. Đây được coi là vấn đề nhức nhối ở khá nhiều công ty đặc biệt với số lượng hàng tồn lớn. Bài viết sẽ cung cấp thông tin về hệ số vòng quay hàng tồn kho là gì, cách tính và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số này.
1. Vòng quay hàng tồn kho là gì?
Vòng quay hàng tồn kho dịch sang tiếng Anh là inventory turnover, đây là một thông số quan trọng ở quá trình quản trị kho hàng. Nó phản ánh được hàng tốn kho được bán và thay thế bao nhiêu lần ở thời gian cụ thể. Ở kế toán thì vòng quay thường tính theo năm hay ngày, tháng.
Dựa trên hệ số vòng quay của hàng tồn kho, nhà quản trị có thể tính toán được thời gian bình quân để bán ra toàn bộ số hàng tồn kho và qua đây lên kế hoạch nhập hàng theo thời gian và số lượng thích hợp.
2. Tại sao cần tính hệ số hàng tồn kho?
Thông số về hàng tồn kho thể hiện được số lần sản phẩm cửa hàng bán ra được và có thể nhận định một món hàng bán nhanh hay chậm, qua đây có thể đưa ra quyết định quản lý hàng tồn dễ dàng nhằm giảm thất thoát cho công ty.
Thông số này càng lớn thì càng hiệu quả, do vòng quay hàng tồn kho lớn tức là công ty đang bán hàng khá tốt mà khách hàng đang có nhu cầu cao với mặt hàng này. Trái lại, vòng quay hàng tồn kho nhỏ tức là doanh thu thấp và thể hiện nhu cầu không cao với hàng hóa.
Bên cạnh đó, số vòng quay này còn hỗ trợ nhà quản trị phân tích tối ưu việc quản trị hàng tồn. Khi số vòng quay nhỏ tức là đa nhập vào quá nhiều hàng so với mức cầu của thị trường. Khi số đo này rất lớn thì thể hiện hàng nhập về chưa đủ để đáp ứng thị trường và bỏ qua cơ hội bán hàng.
Hệ số vòng quay này cực kỳ quan trọng với những dòng sản phẩm có hạn sử dụng ngắn như thực phẩm, đồ uống, thời trang,…
3. Cách tính vòng quay hàng tồn kho chính xác
Cách để tính vòng quay hàng tồn kho như sau:
Hệ số vòng quay hàng tồn kho = Doanh thu / Giá trị kho bình quân
Trong đó:
Doanh thu: được đo lường qua toàn bộ doanh số của kỳ, thông số này được thể hiện qua báo cáo doanh thu bán hàng ở những ứng dụng quán lý bán hàng.
Giá trị kho bình quân sẽ được đo lường thông qua:
(Giá trị kho đầu kỳ + Giá trị kho cuối kỳ) / 2
Giả sử như doanh số cửa hàng đo lường ở năm 2019 là khoảng 900 triệu, tồn kho trung bình có giá trị là 30 triệu.
Hệ số vòng quay sẽ được tính qua: 900.000.000 / 30.000.000 = 30
Điều này thể hiện trong năm đó, cửa hàng đã quay số vòng hàng tồn kho tổng cộng 30 lần.
Sau đó tiếp lục lấy 365 ngày trong năm chia cho 30 sẽ ra 12,17 ngày. Tức là bình quân khoảng 12,17 ngày thì cửa hàng sẽ đi hết 1 vòng hàng tồn kho. Dựa trên những thông số này có thể tính toán thời gian hàng gần hết để đưa ra cách nhập hàng thích hợp.
4. Hệ số vòng quay bao nhiêu là tốt?
Sau khi đã đo lường được số vòng quay của hàng tồn thì nhà quản trị sẽ gặp các vấn đề về hệ số đó bao nhiêu thì tốt, hệ số của mình là nhiều hay ít và bao nhiêu thì tối ưu?
Bản chất thì chưa có một số liệu cụ thể nào cho thông tin này do số vòng quay sẽ tùy thuộc vào các lunhx vực hoạt động riêng biệt. Giả sử như một gian hàng bán quần áo thì hệ số này bình quân sẽ giao động từ 4-6, tuy nhiên đối với mảng bán linh kiện, phụ tùng thì thông số này có thể cao đến mức 40 vòng 1 năm. Ở những nơi kinh doanh hàng tạp hóa thì là 14, với những đại lý xe hơi thì con số này ở khoảng 2-3 vòng 1 năm.
Nói ngắn gọn thì các lĩnh vực có tỷ suất sinh lời nhỏ hay có số vòng quay hàng tồn lớn hơn so với những lĩnh vực mà suất sinh lời cao. Do những lĩnh vực mà tỷ suất sinh lời nhỏ cần bù vào phần lợi nhuận với từng đơn vị nhỏ hơn là mức khối lượng bán hàng đơn vị cao.
Bên cạnh đó thì hệ số vòng quay hàng tồn này là tỷ suất bình quân 1 năm và số liệu này có thể biến đổi một cách bất ngờ ở những đợt mà khuyến mãi, ra mắt sản phẩm diễn ra,… do đó cũng khó đoán trước ở các đợt này.
Nói tóm lại thì để trả lời cho vấn đề hệ số vòng quay hàng tồn bao nhiêu thì tối ưu nhất thì cần phải đưa ra 2 mốc nhằm so sánh và có được số liệu thích hợp.
Đầu tiên là so với những gian hàng khác ở cùng lĩnh vực kinh doanh và những loại hàng có khung giá gần với cửa hàng của bạn. Tiếp theo là so sánh với thông số của ngày trước, giả sử như ở những năm, quý trước hay tháng trước thì để lên được kế hoạch cho kỳ kế.
5. Một số yếu tố tác động đến vòng quay hàng tồn kho
Nhu cầu người tiêu dùng: đây có thể được xem là khía cạnh tác động nhiều nhất đến thông số này. Sản phẩm có thể bán được không đều bị ảnh hưởng nhiều từ nhu cầu người sử dụng. Khi sản phẩn không gặp được đúng khách hàng mục tiêu thì chỉ có thể đứng yên mà không bán ra được.
Xu thế mua hàng: bình thường ở những ngày lễ lớn tỏng năm như những ngày cuối năm hay lễ tết thì thị trường có nhu cầu tăng cao bất ngờ. Cần phải dự đoán trước xu thế này nhằm cân bằng nguồn hàng từ công ty. Bạn có thể đưa ra chương trình đặt trước hàng nhằm có thể chuẩn bị sẵn được những món hàng tốt nhất.
Cách thức bán hàng của công ty: khi người tiêu dùng đã biết qua những món hàng và đưa ra nhu cầu mua sản phẩm tuy nhiên không thể hâp dẫn được người tiêu dùng mua nhiều hơn thì thống số này cũng khó đạt được ngưỡng như kỳ vọng. Do đó cần lập ra chính sách phù hợp để hấp dẫn được khách nhằm gia tăng giá trị của các đơn hàng, có được những đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp nhằm mời gọi và bán được nhiều sản phẩm để làm mới ko liên tục.
Gom lại những ngành hàng khác nhau về mặt tính chất. Khi xem xét chung tất cả những loại sản phẩm mà công ty đưa ra sẽ hình thành được hệ số vòng bị sai lệch. Các loại sản phẩm mang tỷ suất sinh lời lớn sẽ để riêng với những mặt hàng mang tỷ suất sinh lời nhỏ. Nếu gộp chung thì cách đo lường vòng quay hàng tồn này sẽ không có tính chính xác cao.
Chu kỳ quan sát. Chắc chắn khi quản trị hệ số này tính theo năm hay tháng hoặc quý thì có sự khác biệt khá lớn. Một gợi ý cho các nhà quản trị đó khi trong thời kỳ mới kinh doanh và nguồn hàng nhập vào chưa ổn định thì nên tính trong chu ký ngắn như tuần tháng hay quý.
Lời kết
Và đó là những thông tin về hệ số vòng quay hàng tồn kho mà bạn cần quan tâm. Đây là một thông số đặc biệt quan trọng và nó quyết định được doanh thu lời lỗ và các khoản phí cần chi trả của công ty. Các nhà quản trị luôn tìm cách để tối ưu lượng hàng tồn trong kho để giảm thiểu các chi phí liên quan đến nó và tránh các rủi ro về hư hỏng.
