Các công ty hoạt động mua bán hàng hóa xuất nhập khẩu thường gặp thuật ngữ này nhưng không phải lúc nào cũng được sử dụng và có thể gây khó hiểu đối với những người mới. Vậy Credit note là gì? Nó có vai trò quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp và khi nào doanh nghiệp nên sử dụng Credit note? Tất cả sẽ được giải thích trong bài viết dưới đây.
1. Credit note là gì?
Credit note là một loại chứng từ được các bên bán cung cấp cho khách hàng. Nó cho phép hủy những hóa đơn đặt hàng đã phát hành toàn bộ hoặc một phần tùy vào sự thỏa thuận trước đó. Nhưng nó chỉ có thể dùng khi số tiền nhỏ hơn hoặc bằng với số tiền ghi trên hóa đơn.
Ví dụ: Khách hàng A mua sản phẩm của doanh nghiệp B, nhưng khi nhận hàng thì sản phẩm đó bị lỗi. Do đó, doanh nghiệp phát hành giấy báo có cho khách hàng A, điều này làm giảm số tiền mà A phải thanh toán.
Việc hủy toàn bộ hay một phần số tiền của hóa đơn đồng nghĩa với việc khách hàng không phải trả toàn bộ số tiền của hóa đơn đó và số tiền được thanh toán sẽ giảm.
Bất kỳ quy trình nào cũng sẽ không hoàn hảo,mọi người ai cũng đều mắc lỗi, và quy trình soạn hóa đơn cũng vậy. Điều sai sót này sẽ làm xuất hiện giấy báo có nhằm xử lý các lỗi như dư tiền, hư hàng hóa, hàng hóa bị trả lại,…
Việc xuất hiện và cho phép sử dụng giấy báo có sẽ cho phép bạn xóa, sửa số tiền trên hóa đơn một cách hợp kháp khỏi các hồ sơ tài chính của mình. Việc xóa số tiền trên hóa đơn nhờ Credit note là điều rất quan trọng và có một số quốc gia không cho phép làm việc này vì đây có thể là việc làm bất hợp pháp.
Trên Credit not doanh nghiệp sẽ ghi những sản phẩm, hàng hóa, số lượng và giá của những sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ mà cả 2 bên đã thỏa thuận để trả lại hay một lý do sai sót khác mà bên mua không đồng ý.
2. Khi nào sử dụng Credit note?
Có nhiều lý do bạn có thể cung cấp giấy báo có cho khách hàng như:
- Khách hàng không mua hàng hóa đã đặt, trả lại hàng hóa và không sử dụng dịch vụ của công ty.
- Có khoản thanh toán dư trên hóa đơn gốc
- Khi người bán chưa áp dụng chiết khấu cho người mua hàng hóa, sản phẩm dịch vụ đang có khuyến mại.
- Khi có sự nhầm lẫn về giá trên hóa đơn gốc, người tính giá cao hơn so với giá thực tế của hàng hóa, dịch vụ, sản phẩm được cung cấp.
- Khi khách hàng khiếu nại trả hàng hóa, không hài lòng với sản phẩm, dịch vụ của mình vì những lý do như vận chuyển hay hàng hết hạn sử dụng,…
- Khi giao sai sản phẩm cho khách hàng.
- Khi khoản thanh toán đang chờ xử lý nhưng khách hàng không muốn mua nữa.
Tất cả những lý do được đưa ra ở trên đều được hiểu là khi có yêu cầu thay đổi và xuất lại hóa đơn về những hàng hóa, sản phẩm đã đặt thì giấy báo có được sử dụng. Giấy báo có có thể được áp dụng với hóa đơn hiện có hoặc có thể dùng trong những hóa đơn trong tương lai, nó như một voucher sử dụng sau của khách hàng.
Ngoài ra, trong trường hợp mà giấy báo có không được áp dụng là nó không được sử dụng để bảo lãnh một sản phẩm, hàng hóa, hay việc được sử dụng một dịch vụ nào. Khi Credit note có vai trò như một voucher để sử dụng trong lần tiếp theo thì trên đó phải có rõ ràng số tiền và ngày tháng sử dụng. Nếu không có những thông tin đó thì sẽ không được áp dụng.
3. Credit note bao gồm những gì?
Trên giấy báo có, doanh nghiệp phải thể hiện được tất cả những sản phẩm hay hàng hóa, dịch vụ mà cả hai bên đã thỏa thuận để yêu cầu thay đổi hay xuất lại hóa đơn. Thường sẽ có hóa đơn gốc đi kèm để tiện cho việc đối chiếu các hàng hóa, sản phẩm muốn hoàn lại.
Credit note có cấu trúc thường giống với hóa đơn và những loại báo giá, nhưng cấu trúc của nó sẽ đơn giản hơn một chút.
Trên giấy báo có thường có những thông tin như sau:
- Ngày tháng phát hành giấy báo có
- Số giấy tờ, hóa đơn để lưu hành trên hệ thống
- Số tham chiếu của khách hàng
- Điều khoản thanh toán
- Thông tin liên hệ: tên công ty cung cấp, thông tin người nhận, địa chỉ nơi thanh toán, địa chỉ giao hàng, số VAT
- Lý do phát hành giấy báo có
- Chữ ký đại diện ở doanh nghiệp cung cấp hàng hóa.
Trong trường hợp phát hành giấy báo có bạn cần lưu ý ghi ở phía trên giấy là giấy báo có để khách hàng không bị nhầm lẫn với các hóa đơn khác. Và nếu hóa đơn gốc bạn đã tính VAT cho khách hàng rồi thì trên giấy giấy báo có bạn phải báo VAT cho phù hợp.
Credit note được phát hành không chính xác là một khoản tiền hoàn lại mà nó có vai trò thay thế cho khoản tiền hoàn lại đó trong trường hợp người mua đồng ý mua những hàng hóa sản phẩm của doanh nghiệp trong những lần sau đó.
Số tiền mà người bán cung cấp lại cho khách hàng dưới dạng tiền hoặc những voucher áp dụng cho những lần giao dịch tiếp theo như trên. Thông thường thì các doanh nghiệp sẽ chọn phương án 2 là áp dụng cho các lần mua trong tương lai thay vì phải chọn phương án 1 là hoàn lại tiền mặt.
4. So sánh Credit note và Debit note
Nói đến đây thì bạn đã hiểu được Credit note là gì, Vậy còn Debit note là sao? Nó khác gì với Credit note? Đây là 2 loại giấy đóng một phần quan trọng trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Credit note không giống với Debit note, nhiều người thường nhầm lẫn với hai cụm từ này. Credit note do doanh nghiệp được phép phát hành, còn Debit note là do người mua phát hành cho người bán.
Debit note là giấy nợ được phát hành từ người mua với mục đích gửi cho người bán yêu cầu hoàn trả lại tiền vì những lý do như Credit note cung cấp ở trên. Nó được phát hành trước khi doanh nghiệp phát hành Credit note.
Ví dụ: Khách hàng A mua hàng hóa trị giá 1 triệu từ doanh nghiệp B. Trong quá trình vận chuyển thì hàng hóa, sản phẩm đã bị hư hỏng. Khách hàng A không muốn nhận hàng hóa này và muốn trả lại hàng cho doanh nghiệp B. Khách hàng A phát hành một giấy báo nợ cho doanh nghiệp B. Khi doanh nghiệp B nhận được giấy báo nợ, họ có thể xem xét và chấp thuận yêu cầu và sau đó phát hành giấy báo có để làm bằng chứng hoàn trả cho khách hàng A.
Debit note hoạt động như một yêu cầu chính thức từ người mua đối với người bán để phát hành Credit note.
5. Thời gian lưu giữ Credit note
Những hồ sơ của những giấy báo có được doanh nghiệp lưu giữ tại mọi địa điểm kinh doanh cho đến khi hết 72 tháng kể từ ngày phát hành. và những giấy tờ này có thể được lưu trên file kỹ thuật số để công ty có thể truy cập bất cứ nơi nào và tại mọi địa điểm kinh doanh liên quan.
6. Lời kết
Bài viết trên đã tổng hợp các thông tin cơ bản về Credit note, giúp bạn hiểu được Credit note là gì. Trong doanh nghiệp thì giấy báo nợ và giấy báo có khá quan trọng trong các khâu xuất – nhập khẩu hàng hóa, sản phẩm. Hy vọng bạn có những thông tin bổ ích mà bài viết trên đã chia sẻ và biết cách để vận dụng hai loại giấy này trong doanh nghiệp của minh trong những tình huống cần thiết.
Tổng hợp: toptradingforex.com
