Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, thuật ngữ Credit note dường như không quá xa lạ đối với những ai hoạt động trong ngành này. Thế nhưng để tìm hiểu rõ về Credit note hay những thuật ngữ có liên quan dường như khá ít nội dung. Credit note hay Debit Note là hai loại giấy tờ khá đặc trưng trong lĩnh vực Logistic. Hiểu rõ về hai loại giấy tờ đặc trưng này sẽ giúp người làm Logistic sử dụng chúng chính xác hơn trong những trường hợp cụ thể, tránh khỏi nhầm lẫn. Vậy Credit note là gì? Hãy tham khảo bài viết sau đây
Credit Note là gì?
Còn có tên gọi khác là Credit Meno, đây là một chứng từ thương mại. Credit note thường được sử dụng nhiều trong trường hợp bán hàng cho người mua với giá trị được ghi bằng tiền trên hóa đơn. Trong kinh doanh, đây là loại chứng từ sử dụng trong tình huống người mua hàng không nhận được sản phẩm hoặc thực hiện trả lại hàng hóa nếu phát sinh ra tình huống bị lỗi, hỏng. Ngoài ra, nếu khách hàng thanh toán thừa tiền so với giá trị thì Credit note sẽ là công cụ để căn cứ và hoàn trả lại tiền thừa cho người mua hàng. Sử dụng Credit note trong các giao dịch ngoài những công dụng trên thì nó còn có khả năng kích thích mua hàng vào những lần tiếp theo.
Credit note được sử dụng vào những tình huống hoàn trả sản phẩm với nguyên nhân bị lỗi hay sản phẩm không đúng như những gì mà người bán cam kết. Trong tình huống hoàn trả sản phẩm, người bán phải có trách nhiệm trả lại tiền cho người mua.
Để giúp người sử dụng hình dung được những trường hợp cụ thể khi sử dụng Credit Note trong quá trình trả lại hàng hóa, sau đây là những trường hợp cụ thể:
Sản phẩm phát sinh lỗi từ phía nhà cung cấp và vẫn còn trong thời gian bảo hành quy định.
Sản phẩm nhận được không đáp ứng các nhu cầu của người mua, trường hợp này sẽ được trả lại hàng hóa cho người cung cấp.
Số lượng hàng hóa không đúng như trong cam kết, cụ thể là lớn hơn nhiều so với số lượng mong muốn.
Những nội dung xuất hiện trên Credit Note
Trên mẫu Credit note sẽ có những thông tin có liên quan tới nội dung như:
Tên người cung cấp, cửa hàng, GSTIN, địa chỉ của nơi bán sản phẩm.
Tính chất của loại giấy tờ.
Số Seri của Credit note được thể hiện bằng chữ và số, Seri sẽ thể hiện tính duy nhất trong khoản thời gian 1 năm tài chính.
Ngày phát hành Credit note.
Tên của người mua hàng, địa chỉ, Số ID hoặc GSTIN của người mua hàng hóa.
Số Seri, thời điểm xuất hóa đơn thuế tùy thuộc vào nhiều trường hợp khác nhau.
Giá trị để xác định thuế tính cho dịch vụ, hàng hóa, số tiền thuế được xác định cho những trường hợp khác nhau.
Chữ ký của đơn vị uy quyền, cung cấp sản phẩm cho người mua.
So sánh giữa Debit Note và Credit Note
Đây là hai loại giấy tờ thương mại thường tạo ra nhiều sự nhầm lẫn cho người sử dụng.
Debit Note là loại giấy tờ được sử dụng nhằm để có sự điều chỉnh về giá trị. Người xuất xuất hóa đơn thường được yêu cầu bên bán cung cấp cho họ Credit note. Điều này hoàn toàn đúng theo những quy định của pháp luật với mục đích giúp tăng giá trị cho hóa đơn đã được người hán phát hành trước đó.
Ngược lại, Credit Note lại được sử dụng để người bán có thể thực hiện điều chỉnh giảm đối với giá trị của hóa đơn. Cụ thể trong trường hợp diễn ra lỗi đã đề cập ở phía trên, người mua sẽ được trả lại hàng hóa cho người bán. Credit Note trong trường hợp này được sử dụng như một công cụ để thực hiện hủy giá trị của hóa đơn trước đó mà người bán đã cung cấp cho người mua.
Vì thế chúng ta có thể nhận thấy bản chất của hai loại giấy tờ thương mại này hoàn toàn không giống nhau. Hiểu rõ bản chất của 2 loại giấy tờ sẽ giúp tránh nhầm lẫn và phân biết chúng rõ hơn khi sử dụng trong thực tế.
